time management

Una dintre cele mai utile abilități pe care le-am dezvoltat de-a lungul timpului a fost abilitatea de a îmi gestiona mai bine timpul. Întotdeauna am fost adeptul filosofiei ”work smart not hard”, și asta nu din cauză că nu îmi place să trudesc, dar dacă pot face lucrurile mai simplu, am să profit de acest lucru.

Trebuie să recunosc că atunci când am văzut pentru prima dată citatul ”Dacă vrei să inovezi un workflow, pune o persoană leneșă să facă acel task”, m-am bucurat să văd că nu sunt singurul care are abordarea asta.

Timpul fiind singura resursă pe care o avem cu toții în mod egal, dacă nu îl gestionezi în mod eficient, o să te trezești la un moment dat într-o stare de neliniște, ce vine la pachet și cu o senzație de copleșire. Simți că tot ce faci e reactiv și că nu mai ești stăpânul timpului tău, implicit al vieții tale.

Așadar, că să reiei controlul, e important să înveți ce înseamnă să îți gestionezi eficient timpul și cum poți face asta.

Ce înseamnă gestionarea eficientă a timpului?

Pentru mine e simplu: să gestionez eficient timpul înseamnă să îmi coordonez activitățile astfel încât să obțin maximul de rezultate, cu minimul de efort.

În esență, gestionarea eficientă a timpului îmi permite să fac mai multe în mai puțin timp. Pe de-o parte, pe de altă, înseamnă să mă asigur că ceea ce fac este nu doar eficient, ci și eficace. Mai specific, că îmi concentrez eforturile într-o direcție care e importantă, pentru mine, pentru organizația pentru care lucrez, pentru stakeholderi, depinde la ce perspectivă mă raportez.

La sfârșitul săptămânii însă, când trag linie, vreau să mă asigur că am petrecut 80% din timpul petrecut muncind ”lucrând la visele mele”, indiferent ce înseamnă asta.

De ce este important?

În primul rând pentru că va avea un impact pozitiv în viaţa ta, mai ales în partea profesională. Aşa că hai să aruncăm o privire la câteva dintre beneficii:

  • productivitate mai mare
  • reducerea nivelului de stres
  • armonie între viaţă personală şi cea profesională (ca mică paranteză, nu cred în echilibrul dintre viaţa profesională şi cea personală, asta ar implica să le separi. Cred însă în armonie, pentru că cele două
    se pot împleti cu succes, iar asta nu implică să faci un switch între viaţa profesională şi cea personală, nu de alta dar nu avem un buton care să ne ajute să facem asta.)

Dacă privești lucrurile din perspectiva cealaltă și te gândeşti la ce ratezi dacă nu îți dezvolți această abilitate, aş spune că o parte din consecinţele la care te expui sunt:

  • Deadline-uri ratate
  • Rezultate de o calitate redusă
  • Nivel de stres ridicat

Iar toate astea pot conduce către burnout, fenomen despre care poți descoperi o perspectivă personală aici.

Care sunt însă competențele pe care trebuie să mi le dezvolt pentru a îmbunătăți modul în care gestionez timpul?

Obișnuiam să văd în jur oameni care părea că fac atât de multe lucruri de parcă au mai multe ore în zi decât mine. Mi-am dat seama însă că nu e așa, ci că pur și simplu sunt conștienți de câteva lucruri esențiale și și-au dezvoltat competențele în această direcție.

Competențele la care mă refer sunt:

  • Prioritizarea
  • Stabilirea de obiective
  • Organizarea activității
  • Planificarea eficientă
  • Comunicarea
  • Delegarea
  • Managementul stresului

Ușor de zis, dar parcă nu e așa de ușor de pus în practică. Acum că am stabilit pe ce să ne concentrăm, hai să vedem și ce putem face. Iată 7 sfaturi care te pot ajuta să îți gestionezi timpul mai bine.

1. Setează-ți obiective SMARTER
Setarea de obiective te va ajuta atât cu structura, cât și cu partea de motivație. Dacă o să poți măsura procesul, o să fii motivat să continui, de asta e foarte important ca obiectivele tale să fie:
S – Specifice
M – Măsurabile
A – Accesibile
R – Relevante
T – definite de un orizont de Timp
E – Exciting (Incitante)
R – Recompensante

time management

Să presupunem că îmi propun să fiu în formă. Definit așa este departe de a fi un obiectiv concret. Dacă aș formula asta ca obiectiv, ar suna cam așa: îmi propun că în următoarele 6 luni să merg de 3 ori pe săptămâna la sală, să renunț la zahăr, făină albă și alcool pentru a putea ajunge la greutatea de 82 de kg cu un procent de grăsime de 10%, astfel încât să particip la concursul “Fii bărbatul de pe coperta Men’s Health”.

Hai să aruncam o privire la acest obiectiv:
S – 82 de kg cu un procent de grăsime de 10 %
M – am cifre sau condiții care îl fac măsurabil, kg, procent de grăsime, frecvența antrenamentelor, alimente pe care nu le voi mai consuma
A – Este un obiectiv accesibil? Cu alte cuvinte, e ceva ce chiar pot face? Da, am abonament la sală, timp liber și destulă auto disciplină încât să nu mai consum anumite alimente.
R – Este un obiectiv relevant? E cu adevărat important pentru mine să fac asta? Da, îmi doresc să fiu în formă, mă ajută în multiple planuri, sănătate, carieră, viață personală.
T – 6 luni, orizontul de timp definit.
E – E incitant acest obiectiv? Cu siguranță da. Conduce către o oportunitate.
R – E recompensant? Dacă îl voi rata, tot am să fiu într-o formă mai bună decât în prezent. Dacă îl ating însă, simpla participare la concurs mă va ajuta să cresc în notorietate, care pe termen lung se poate traduce în venituri mai mari.
2. Trezește-te mai devreme
Cu toții avem 24 de ore într-o zi, însă dacă te trezeşti mai devreme poţi să îţi faci ziua “mai lungă” decât e în prezent. În mod ideal, avem nevoie de 7-9 ore de somn pentru a avea un nivel optim de energie.

Un lucru important pentru a putea dezvolta acest obicei este să te trezeşti la aceeași oră, chiar şi în weekend, ora de culcare fiind mai puţin relevantă. Ceasul tău biologic se va regla de la sine.

De asemenea, uită de butonul snooze al telefonului. Cum ţi-a pornit alarma, e momentul să te trezeşti. Dacă obişnuieşti să dormi până la 9:00 nu îţi recomand să încerci să te trezeşti direct la 7:00.

Încearcă să scazi incremental cu câte 15 minute, până ajungi la ora la care îţi propui. Partea bună e că poţi folosi timpul ăsta pentru ce vrei tu, sport, meditaţie, planificare, citit, un hobby sau orice altceva îţi mai trece prin cap.

Încearcă să aloci acest extra timp doar pentru tine. În fiecare dimineaţă, ritualul meu e să fac yoga timp de 15 minute, să îmi planific ziua pentru următoarele 5, apoi să citesc timp de 40. E o oră care e doar a mea şi mă ajută să încep ziua cu un tonus mai bun.

3. Păstrează-ți diminețile pentru lucrurile cele mai important
O capcană în care poţi cădea cu uşurinţă este aceea de a începe ziua în mod reactiv. “Hai să deschid mailul şi să văd ce urgențe au mai apărut”.

Dimineaţa este perioada cea mai productivă din zi, chiar şi pentru cei care nu se consideră persoane matinale.

Dacă ţi-ai propus ca în acea zi să faci 3 lucruri la birou, începe cu cel mai dificil/important. Gestionarea timpului este foarte mult despre prioritizare. Poţi fi eficient doar dacă prioritizezi corect şi te ţii de ce ai planificat.

Dacă începi prin a face sarcina cea mai grea sau cea care necesită cel mai mult timp, o să te poţi concentra pe ce e cu adevărat important după. Dacă vrei să vezi cum arată asta vizual, te invit să urmăreşti acest scurt video disponibil aici.

4. Oprește hoții de timp
Toate acele lucruri care te distrag, mie îmi place să le spun hoţi de timp, indiferent că ne referim la email-uri, telefoane, social media, colegi care te întrerup să îţi povestească tragedia cauzată de faptul că au uitat că există trafic şi din cauza asta au întârziat, cei care vin să te întrerupă pentru că e ceva “urgent”, întâlnirile de la birou în care nu ai ce căuta pentru că prezenţa ta acolo nu aduce vreun plus de valoare şi un mail ar fi suficient ca să afli tot ce s-a discutat şi multe altele.

Toate aceste distrageri conduc la creşterea timpului de rezolvare a unei sarcini.

Conform unui studiu publicat în “The Telegraph” irosim în medie 759 de ore pe an. Asta înseamnă aproximativ 2 ore în fiecare zi.

Dacă în privinţa unora dintre hoţii de timp nu ai ce face sau crezi că nu ai ce face, iată unul pe care îl poţi rezolva cu uşurinţă. Dă-ţi telefonul pe silent şi/sau opreşte-ţi datele atunci când lucrezi la ceva important.

time management

5. Renunță la multitasking
Dacă te mândreşti cu faptul că poţi face multitasking eficient, sper să nu te dezamăgesc când îți spun că doar 2% din populaţia globului poate face multitasking în mod eficient. Pentru restul de 98%, multitasking-ul scade productivitatea.

În loc să faci 3 lucruri deodată, fă unul singur, şi apucă-te de restul doar după ce termini cu primul.

Mă amuză foarte tare când în cadrul workshop-ului de time management îi întreb pe oameni dacă sunt capabili să facă multitasking eficient şi majoritatea spun că da. Apoi îi invit să le arăt printr-un exerciţiu scurt şi foarte pragmatic că nu e chiar aşa.

6. Folosește un “to do” list săptămânal și unul zilnic
Ce obişnuiesc să fac este să mă uit în fiecare duminică seara la ce am de făcut în următoarea săptămână, să îmi prioritizez ce am de făcut, apoi să împart pe zile sarcinile în funcţie de cât estimez că va dura. Uneori aproximez bine, alteori nu, încerc însă să nu mă cramponez prea tare, ci să învăţ din asta şi data viitoare când am o sarcină similară să profit de experienţă acumulată, astfel să estimez mai bine.

Focusul e ca la sfârşitul săptămânii să realizez cât mai multe dintre lucrurile pe care mi le-am propus. Iar dacă ratez unele, so be it.

Scopul listei e acela de reminder şi lucru care îmi aduce structură sau mă ajută să îmi canalizez atenţia în direcţia potrivită.

7. Delegă tot ce poate fi delegat
Indiferent că ai sau nu subordonaţi direcţi, poţi delega anumite sarcini. Iar dacă ai, cu atât mai bine. E o oportunitate pentru ei să se dezvolte, iar pentru tine să îţi exersezi şi îmbunătăţeşti abilităţile manageriale. Asta o să te ajute inclusiv cu gestionarea nivelului de stres.

Asta înseamnă mai mult timp pentru tine, timp pe care îl poţi folosi inclusiv pentru o pauză bine meritată sau un moment de relaxare.

Nu uita atunci când delegi să le comunici oamenilor ce, de ce, cum, pentru cine şi până când ai nevoie ca acea sarcină să fie finalizată. Asigură-te că le comunici la un nivel de detaliu adecvat pentru interlocutor. O greşeală des întâlnită în delegare este să credem că cel căruia îi delegăm sarcina e telepat şi înţelege exact la ce ne-am referit chiar şi atunci când nu exprimam foarte clar ce aşteptăm.

Sper să îţi fie de folos cele 7 sfaturi menţionate în cadrul acestui articol. Dacă vrei să afli mai multe, te aştept la curs pentru a învăţa cum să culegi mai bine “Roadele timpului tău” sau lasă-mi întrebările tale în formularul de la contact.