comunicarea interna

Am pus în titlu ”pe timp de criză” pentru că acum se dezbate mai intens subiectul comunicare internă și cum comunicăm eficient cu angajații, cum motivăm echipa, în general. Subiecte care mi se par extrem de importante în orice etapă a business-ului.

Cum deschizi site-ul Think Backwards, primul lucru pe care îl vezi este ”real transformation requires real honesty”. Nu întâmplător am ales citatul, ci pentru că stă la baza a tot ce dezvoltăm noi, de la programele de leadership, până la adevărul scenic din actorie, folosit în cursurile de public speaking, sau comunicare internă.

Printre valorile de bază în companiile care se dezvoltă constant, transparența este la loc de cinste. Un mediu sigur, în care fiecare om poate contribui, iar în locul taxării greșelilor, acestea se încurajează ca un ”rău necesar” în procesul de învățare, este ideal. Altfel, progresul pe orice plan este extrem de lent, spre imposibil.

Am descoperit recent acest articol despre learning organizations, în care se discută și despre Israeli Air Force, unde se formează unii dintre cei mai buni piloți din lume. Cheia succesului lor stă în transparență, în a discuta deschis greșelile și a învăța din ele.

Ce mi-a plăcut cel mai mult este că în toate întâlnire pe care le au, fiecare împărtășește cu echipa ce greșeli a făcut și ce a învățat din ele, pentru a nu fi repetate și de ceilalți. Mai mult decât atât, persoanele care nu își fac publice greșelile și nu par dispuși să învețe, nu sunt bine veniți. 🙂

În acest articol, vom atinge câteva aspecte pe care le poți implementa în strategia de comunicare internă pentru a încuraja mai mult interacțiunea și a îmbunătăți relațiile de lucru, mai ales în aceste vremuri tulburi.

Realizarea unui plan de comunicare internă

Pasul cel mai important este realizarea unul plan de comunicare. Care sunt obiectivele specifice, ce canale de comunicare sunt potrivite, ce resurse ai la îndemână etc.?

comunicare interna think backwards

Cu ce începi? 

  • Ce lucruri sunt important de comunicat în companie și de ce este important să fie comunicate?
  • Cui vrei să comunici? Pentru fiecare informație în parte, stabilește dacă este pentru întreaga companie, un departament specific sau un anumit nivel în organizație.
  • Stabilește care sunt cele mai importante canale de comunicare internă. Unde se petrece cel mai mult timp? Poate cei mai mulți își citesc toate mailurile, poate cea mai mare interacțiune este pe chatul intern sau poate cel mai mult ies în evidență mesajele din birouri.
  • Alege o persoană responsabilă pentru fiecare task și creează un flow eficient de la persoana care stabilește ce este de comunicat, până la cine o comunică, când, unde și țineți evidența lor pentru a vedea rezultatele. Fiecare etapă trebuie să fie delimitată în timp și stabilit calendarul clar.
  • Măsoară. Urmărește numărul de interacțiuni pe fiecare canal și ajustează strategia în funcție de rezultate. Renunță la canalele ineficiente și crește interacțiunea acolo unde cifrele sunt bune.

Este bine ca informațiile importante să fie distribuite pe minimum 3 canale diferite, pentru a te asigura că mesajul se transmite eficient. Oferă informații în newsletterul intern, publică apoi și pe chatul cel mai des folosit, eventual și pe site-ul companiei și pune și un afiș undeva.

De asemenea, odată ce ai pus la punct planul de comunicare și calendarul de conținut, rămâi la curent cu trendurile, cu ce aplicații noi apar și preferințele personale. Adaugă canale noi de comunicare constant, pentru a face mesajul mai atractiv și ușor de citit sau de urmărit.

Ți-am pregătit un plan de comunicare internă, pe care îl poți folosi pentru a-ți construi propria strategie. Excelul conține un plan de conținut, calendar iunie-decembrie 2020 și un tabel în care poți aduna teme de interes pentru angajați de la echipă, pentru a încuraja colaborarea.

plan de comunicare internă  think backwards

Transmiterea mesajelor potrivite

Acum că avem modul de lucru, durează puțin să-l adaptezi pentru o situație de criză, cum este cea cu care ne confruntăm acum. Din punctul meu de vedere, care mizez pe transparență și sinceritate în orice context, nu este mare diferență între CUM comunici pe timp de criză, ci este mai mult despre CE.

Multe companii subestimează importanța comunicării cu angajații, lucru care poate duce la 2 probleme mari:

  1. Angajații devin îngrijorați, stresați și neproductivi.
  2. Angajații pot împrăștia informații sensibile sau chiar greșite în afara companiei, lucru care poate escalada rapid într-o criză de reputație.

A scris și Alex, într-un articol publicat pe Learning Network, despre transformarea organizațională și importanța transparenței în comunicare. Oamenii au nevoie de informații, iar dacă nu comunici sincer, îți pierzi capitalul de încredere, care poate fi imposibil de recuperat.

Asigură-te că toți angajații știu fiecare lucru care se întâmplă în companie, ce decizii se iau, cum se va schimba modul de lucru și orice mic detaliu, astfel încât să fie la curent cu veștile. Mai bine să știe veștile proaste de la tine, decât să circule zvonuri și să lași loc de prea multe interpretări.

Dacă îți dorești ca oamenii să aibă încredere și să fie motivați și cooperanți, dialogul trebuie să fie întotdeauna unul deschis, chiar și pe teme critice și să fie comunicat clar că fiecare om poate veni cu orice întrebare sau presiune pe care o resimte.

Empatia în comunicare

Poate că acum 2 luni aveai altă strategie de conținut și erau multe informații de împărtășit cu angajații. Mai sunt relevante acum?

Toată incertitudinea cauzată de pandemie este greu de gestionat de foarte mulți oameni, în special de către extroverți și cei mai sociabili, care au neapărat nevoie de interacțiune fizică. Empatia este o valoare de bază acum, așa că acordă o importanță mai mare decât de obicei a modului în care comunici.

Exprimă îngrijorarea în tot ce comunici, cât să știe că nu sunt singurii afectați, pune accentul pe sentimente, pe soluții și încearcă pe cât posibil să nu pui mai multă presiune pe ei. Folosește mesaje simple și la subiect, un singur call to action și un gând de încurajare. 

Bune practici în comunicarea scrisă

Iată cele mai importante lucruri de care să ții cont pentru a comunica în scris și a nu se interpreta greșit mesajele:

  • Less is more – oamenii integrează mai ușor mesaje scurte, bazate pe o idee simplă.
  • Comunică clar – exprimă mesajul în propoziții cât mai clare, cu exemple, care să nu lase loc de nicio interpretare. Oriunde ai dubii dacă e mesajul clar sau nu, reformulează.
  • Folosește-te de imagini sau de video pentru a-i ajuta și mai bine pe oameni să înțeleagă informația.
  • Vino cu exemple și cifre – pentru a crește credibilitatea oferă cifre, studii oficiale, declarații din companie.
  • Include și o componentă emoțională, fie că empatizezi cu stările prin care trec, fie că îi faci să râdă sau stârnești o emoție pozitivă, pe care o vor ține minte.
  • Storytelling – uneori modul în care oferi o informație este mai important decât ce spui. O narațiune bună poate influența oamenii să aibă reacții puternice față de un subiect sau chiar să-și schimbe comportamentul.
  • La final, cere-le întotdeauna părerea sau lasă-le portițe prin care să te contacteze în cazul în care au întrebări, nelămuriri sau griji pe care vor să le exprime.

canale de comunicare internă

Creșterea interacțiunii în organizație

Relațiile de calitate sunt o nevoie de bază pentru fiecare om, așa că este important să încurajezi cât mai mult interacțiunea între toți oamenii din companie. Îți las mai jos câteva idei pentru a crește engagementul și a face chiar un pic distractivă această perioadă.

Interacțiune online

Interacțiunea online este cea mai la îndemână în condițiile în care se lucrează aproape exclusiv de acasă. Nu este neapărat varianta ideală, însă poți ține oamenii uniți și online.

  • În primul rând, crește interacțiunea din call-uri pentru a ține oamenii atenți și implicați. Întreabă-l pe fiecare în parte ce părere are, la ce soluții s-a gândit, include în chat poll-uri, grafice și diverse exerciții interactive.
  • Creează un grup separat în chatul online sau chiar pe WhatsApp sau un grup privat de Facebook, strict pentru această perioadă. Lansează în fiecare săptămână câte o provocare prin care oamenii să împărtășească ce au gătit sau cum se relaxează, orice nu are legătură cu munca.
  • Implică fiecare persoană din companie în aceste provocări, poți începe chiar cu prezentarea fiecărei persoane, ce rol are în echipă, ce îi place să facă, la ce este cel mai priceput etc. Pentru companiile mari, este suficient să prezinte câte un departament și acolo să detalieze rolurile fiecărei persoană.
  • Realizează interviuri cu oameni din management sau angajați cu rezultate foarte bune, prin care să împărtășească cum au ajuns acolo unde sunt, dar și ce le lipsește în perioada asta și ce i-ar încuraja pe restul să facă. Interviurile pot fi scrise, video, live sau podcast, oricum îți este mai ușor.
  • Pentru cei care au copii, poți face chiar o listă separată în care să se împărtășească numai activități cu copiii, informații utile, sfaturi despre cum să lucrezi mai bine cu ei etc. Beneficiile interacțiunii se vor vedea și pe termen lung.
  • Communication Takeover – predă ștafeta comunicării câte unei persoane noi în fiecare zi sau săptămână, care să împărtășească cu restul o resursă utilă sau ceva ce ar împărtăși cu restul.
  • Publică câte un poll săptămânal legat de preferințele personale ale oamenilor, recomandări de filme, muzică, călătoriile preferate etc.

Lista poate continua cu foarte multe idei de subiecte, însă tu știi cel mai bine cultura organizațională și ce lucruri contează pentru voi. Ideea este să găsești variante prin care oamenii să se cunoască, să se distreze, să interacțineze în scop social, fără nicio mențiune de job sau orice legat de muncă. Din fericire, ai la dispoziție o mulțime de platforme și aplicații prin care să interacționezi, să publici conținut, să organizezi întâlniri virtuale

Interacțiune directă

Dacă interacțiunea online are multe beneficii, cea face to face cu siguranță are un impact mult mai puternic.

Chiar dacă este în continuare stare de alertă și nu se încurajează contactul fizic, poți găsi activități sigure pentru angajați.

De exemplu, poți încuraja activitățile de voluntariat – organizează o plantare de copaci sau colectă de haine, cărți, jucării pentru persoane din medii defavorizate. În felul acesta, poți face o hartă interactivă cu domiciliul angajaților și încuraja un efort colectiv. prin care câte o persoană să strângă lucruri de la cei din proximitate.

Acțiunile sociale contribuie la o stare de spirit mai bună și au numeroase beneficii pentru persoanele care se implică, cât și pentru companie, care facilitează această experiență.

În funcție de deschiderea fiecăruia poți încuraja și alte activități pe cartiere, în care oamenii să respecte distanța de 2m, desigur. De exemplu, activități fizice, schimb de obiecte sau favoruri casnice, lucruri care să transforme relațiile de muncă într-o comunitate care se și ajută și susține reciproc în această perioadă dificilă.

Poți lua pulsul întrebându-i ce lucruri le place să facă și ce ar fi dispuși să ofere și în comunitate. Fiind ceva personal, nu este cazul să insiști totuși, ci doar să facilitezi discuția pentru a vedea dacă ia naștere vreo inițiativă sau nu.

Un gând de final pe care îl mai las este să comunici cât mai repede și simplu, să nu te pierzi în planuri complicate, care necesită resurse mari sau aprobări. Oamenii au nevoie de informații repede, iar timpul nu trece în favoarea ta. Angajații nu vor taxa în niciun caz imperfecțiunea și vor aprecia că vorbești despre provocările actuale deschis și onest. 

Îți doresc multă interacțiune și relații sănătoase de lucru. Dacă te putem ajuta cu ceva, verifică și programele noastre de comunicare internă sau scrie-ne pentru orice întrebare.